Każdy pracodawca ma obowiązek odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także uiszczania zaliczki na podatek dochodowy z każdego wynagrodzenia. Jak zatem prawidłowo prowadzić kadry firmy?
Kadry to jeden z najistotniejszych działów w księgowości przedsiębiorstwa, które zatrudniają dużą liczbę osób. To tam ustalane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na podatek dochodowy. Tworzone są z dokumentów przedstawiających wszelkie niezbędne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, NIP, imię ojca, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, imię matki, PESEL)
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, data zawarcia, ewentualna data zakończenia umowy)
- dane o wynagrodzeniu ( premia, nagrody, dodatki, płaca zasadnicza i inne)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( województwo, gmina, powiat, miejscowość, kod pocztowy, telefon, ulica, kraj, numer domu, poczta, numer mieszkania)
Lista płac
To dokument księgowy, występujący w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami odprowadzanymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Powinna ona posiadać pewne stałe elementy, takie jak:
- nr stron
- nazwę pracodawcy
- informacje o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- informacje o przyznanych nagrodach
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- informacje o przyznanych prowizjach
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- informacje o przyznanych premiach
- miesiąc, którego dotyczy
- datę sporządzenia
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- informacje o wynagrodzeniu netto i brutto
- informacje o wysokości wymiaru podstawy
- informacje o wysokości uiszczonych składek ZUS-owskich
- informacje o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- wykaz nadgodzin